Prowadząc działalność gospodarczą w Unii Europejskiej, stosowanie właściwej stawki VAT to nie tylko kwestia zgodności z przepisami. Chodzi o utrzymanie zaufania klientów i zapewnienie dokładnych rozliczeń. Jeśli prowadzisz sprzedaż w krajach UE za pośrednictwem Shopify i korzystasz z Billova do zarządzania fakturami, możesz napotkać sytuację, w której zastosowany podatek VAT nie odpowiada krajowi wysyłki klienta.
Na przykład, nawet po wprowadzeniu francuskiego adresu wysyłki, faktura może nadal stosować belgijski 21% VAT zamiast francuskiego 20%. Kwestia ta często prowadzi do nieporozumień, ale wyjaśnienie jest proste i odnosi się bezpośrednio do sposobu konfiguracji rejestracji VAT w Shopify.
W tym artykule wyjaśniono, dlaczego tak się dzieje i jak prawidłowo skonfigurować sklep, aby zapewnić prawidłowe obliczanie podatku VAT dla każdego kraju UE, w którym prowadzisz działalność.
Dlaczego Shopify stosuje niewłaściwą stawkę VAT
Shopify nie stosuje automatycznie lokalnej stawki VAT na podstawie adresu wysyłki, chyba że zostanie to wyraźnie określone.
Domyślnie Shopify oblicza podatek VAT na podstawie:
podstawowej lokalizacji sklepu i rejestracji podatkowej
Rejestracji VAT dodanych ręcznie w panelu administracyjnym Shopify.
Tak więc, jeśli Twój sklep ma siedzibę w Belgii i nie poinformowałeś(-aś) Shopify, że jesteś również zarejestrowany(-a) do pobierania podatku VAT we Francji, Shopify będzie nadal stosować belgijską stawkę VAT (21%), nawet jeśli adres wysyłki klienta znajduje się we Francji.
Innymi słowy: Shopify musi wiedzieć, że jesteś zarejestrowany w innych krajach UE, zanim będzie mógł zastosować ich lokalne stawki VAT.
Jak to naprawić: poprawne ustawienie i stosowanie VAT w całej UE
Aby upewnić się, że na każdej fakturze naliczany jest prawidłowy podatek VAT, należy skonfigurować pobieranie podatku VAT UE w Shopify i upewnić się, że jest on naliczany na podstawie adresu wysyłki klienta. W przypadku nieprawidłowej konfiguracji Shopify może domyślnie stosować lokalną stawkę VAT sklepu nawet w przypadku międzynarodowych klientów z UE.
Przykład:
Twój sklep ma siedzibę w Belgii. Sprzedajesz również do klientów we Francji.
- Jeśli wybrano opcję OSS (One Stop Shop) i aktywowano pobór podatku VAT:
- Francuski klient zostanie obciążony 20% VAT (Francja)
- Klient belgijski zostanie obciążony 21% VAT (Belgia).
- Jeśli nie aktywowałeś(-aś) OSS ani nie zarejestrowałeś(-aś) się do VAT we Francji:
- Shopify naliczy 21% VAT wszystkim klientom w UE, nawet tym we Francji.
Krok po kroku: konfiguracja VAT UE w Shopify
- Krok 1 : W swoim koncie Shopify kliknij Ustawienia.
- Krok 2 : Kliknij Podatki i cła.
- Krok 3 : W sekcji Ustawienia regionalne kliknij Unia Europejska.
- Krok 4 : W sekcji Pobieranie VAT transgranicznego kliknij Pobieraj VAT w Unii Europejskiej.
- Krok 5 : Pojawi się okno z pytaniem, jak chcesz pobierać VAT. Wybierz jedną z następujących opcji:
-
-
Użyj One Stop Shop (OSS): Wybierz tę opcję, jeśli jesteś zarejestrowany w systemie OSS. Shopify automatycznie zastosuje odpowiednią stawkę VAT na podstawie adresu wysyłki każdego klienta w UE. Wystarczy wprowadzić swój numer VAT OSS raz.
-
Użyj rejestracji VAT tylko w swoim kraju: Wybierz tę opcję tylko wtedy, gdy nie jesteś zarejestrowany w OSS i pobierasz VAT tylko w swoim kraju. Shopify zastosuje lokalną stawkę VAT (np. 21% w Belgii) do wszystkich sprzedaży w UE, co może być niezgodne z przepisami, jeśli przekroczysz progi sprzedaży na odległość w innych krajach.
-
- Krok 6 : Kliknij Pobieraj VAT, aby potwierdzić.
W tej sytuacji, jeśli wybrałeś OSS, wszystko jest gotowe. Shopify będzie teraz prawidłowo obliczać VAT w krajach UE.
Aby uzyskać pełne wskazówki, zobacz dokumentację Shopify dotyczącą konfiguracji podatków w UE.
Jeśli podatek VAT na Twoich fakturach nie odpowiada krajowi klienta, przyczyną jest prawie zawsze konfiguracja podatków w Shopify. Niezależnie od tego, czy używasz Billova, czy innego sposobu zarządzania fakturami, dokładność VAT zaczyna się od właściwej rejestracji i konfiguracji w UE.
Wybierając odpowiednią metodę pobierania VAT (OSS dla uproszczonej zgodności w całej UE lub indywidualne rejestracje w razie potrzeby), umożliwiasz Shopify stosowanie właściwej stawki w zależności od lokalizacji klienta. Zapewnia to nie tylko zgodność z przepisami podatkowymi, ale także zwiększa Twoją wiarygodność i profesjonalizm w oczach międzynarodowych klientów.
Poświęć czas na jednorazową konfigurację, a unikniesz powtarzających się problemów z fakturowaniem lub ryzyka prawnego, dostarczając jednocześnie płynne i zgodne z przepisami doświadczenie swoim klientom w całej Unii Europejskiej.