Den fungerar som den huvudsakliga kontrollpanelen för att bestämma hur dina fakturor, kreditnotor och emails ska se ut och fungera så att ditt konto är helt anpassat efter ditt företags operativa behov och varumärkesprofil.
Fliken Inställningar är uppdelad i fyra underflikar som var och en är utformad för att hantera ett specifikt område inom din faktureringskonfiguration.
1. Allmänna inställningar
Underfliken Allmänna inställningar i Billova är indelad i fyra huvudavsnitt som hjälper dig att hantera ditt företags uppgifter och effektivisera dina faktureringsprocesser:
- Validering av företagets momsregistreringsnummer:
I det här avsnittet kan du ange och validera din butiks momsregistreringsnummer. Billova kontrollerar automatiskt giltigheten av momsregistreringsnumret för att säkerställa att ditt företag följer EU:s momsregler.
- Företagsinformation:
Här kan du ange ytterligare information om ditt företag, till exempel valfria fält som IBAN och BIC etc. Dessa fält är användbara för betalnings- och finansiella transaktioner men är inte obligatoriska.
- Automatisering av fakturor/kreditnotor:
I det här avsnittet kan du aktivera utlösare för att automatisera genereringen av fakturor och kreditnotor:- Generera fakturor automatiskt: När den här funktionen är aktiverad kommer Billova automatiskt att skapa fakturor för varje order som läggs i din Shopify-butik.
- Generera kreditnotor automatiskt: På liknande sätt kan du aktivera automatisk generering av kreditnotor för återbetalningar eller returer, vilket effektiviserar ditt faktureringsarbetsflöde.
- Nummerering av säljunderlag:
I det här avsnittet kan du konfigurera numreringssystemet för dokument som fakturor och kreditnotor. En tydlig och anpassningsbar numreringssekvens säkerställer konsekvens och hjälper till med dokumentorganisation och spårning.
Denna underflik Allmänna inställningar säkerställer att ditt företag följer momslagstiftningen och att dina säljunderlag är korrekt konfigurerade och automatiserade för smidig drift.
2. Anpassning
Underfliken Anpassning tillhandahåller verktyg för att skräddarsy dina säljunderlag efter ditt varumärkes stil och behov:
- Design av säljunderlag: Beroende på din prenumerationsplan kan du helt eller delvis anpassa designen på fakturor och kreditnotor, inklusive att lägga till din butiks logotyp, välja färgscheman och lägga till ytterligare information som villkor, ta bort Billova varumärke etc.
3. Översättning
På underfliken Översättning känner Billova automatiskt av språket som används i din Shopify-butik och justerar gränssnittet därefter. Du kan manuellt ändra språkinställningarna om det behövs.
Om du verkar i flera regioner kan du aktivera alternativet att skicka fakturor och kreditnotor på kundens föredragna språk, vilket säkerställer smidig och tydlig kommunikation.
4. E-post
Underfliken E-post låter dig konfigurera hur Billova skickar e-postmeddelanden relaterade till dina säljunderlag:
- SMTP-konfiguration: Beroende på din plan kan du antingen använda Billova SMTP-server eller konfigurera din egen, vilket ger dig kontroll över hur fakturor, kreditnotor och annan kommunikation skickas.
- Anpassning av e-postmallar: Du kan anpassa både ämnet och innehållet i de e-postmeddelanden som skickas till dina kunder. Detta inkluderar:
- Ämne: Ange önskat ämne för e-postmeddelandet, som dina kunder kommer att se när de tar emot meddelandet.
- Innehåll: Anpassa brödtexten i e-postmeddelandet så att det överensstämmer med ditt varumärke och tillhandahåller nödvändig information. Du kan använda generativ AI för att få hjälp med att skapa professionellt, tydligt och varumärkesanpassat e-postinnehåll, vilket säkerställer konsekvens i kommunikationen.
- Automatisering: Automatisera processen att skicka e-postmeddelanden när fakturor eller kreditnotor genereras, vilket säkerställer snabb kommunikation utan manuell inblandning.
Denna underflik Email gör det möjligt att säkerställa att din kommunikation är professionell, varumärkesanpassad och effektivt automatiserad. Med stöd av generativ AI blir skapandet av emailinnehåll snabbare och mer intuitivt.
Fliken Inställningar är din centrala plats för att konfigurera både de operativa och visuella aspekterna av ditt faktureringssystem. Genom att konfigurera dessa fyra underflikar enligt ditt företags behov säkerställer du noggrannhet, regelefterlevnad och en professionell kundupplevelse i alla dina finansiella dokument.