Den fungerer som det primære kontrolpanel til at konfigurere hvordan dine fakturaer, kreditnotaer og emails skal se ud og fungere så din konto er fuldt tilpasset dine driftsmæssige og brandmæssige behov.
Fanen Indstillinger er opdelt i fire underfaner som hver især er udviklet til at styre et specifikt aspekt af din faktureringskonfiguration.
1. Generelle indstillinger
Fanen Generelle indstillinger i Billova er opdelt i fire nøgleafsnit, der hjælper med at administrere din virksomheds detaljer og strømline dine faktureringsprocesser:
- Validering af virksomhedsmomsnummer: I dette afsnit kan du indtaste og validere din butiks momsnummer. Billova kontrollerer automatisk gyldigheden af momsnummeret for at sikre, at din virksomhed forbliver i overensstemmelse med EU's momsregler.
- Virksomhedsoplysninger: Her kan du indtaste yderligere oplysninger om din virksomhed, såsom valgfrie felter som IBAN og BIC osv. Disse felter er nyttige til betalings- og finansielle transaktioner, men er ikke obligatoriske.
- Faktura/kreditnote automatisering: Dette afsnit giver dig mulighed for at aktivere udløsere til automatisering af faktura- og kreditnotagenerering:
- Generer automatisk fakturaer: Når aktiveret, genererer Billova automatisk fakturaer for hver ordre, der placeres i din Shopify-butik.
- Generer automatisk kreditnotaer: På samme måde kan du aktivere automatisk generering af kreditnotaer for refusioner eller returneringer, hvilket strømliner din faktureringsarbejdsgang.
- Nummerering af salgsdokumenter: Dette afsnit giver dig mulighed for at konfigurere nummereringssystemet for dokumenter som fakturaer og kreditnotaer. At have en klar og tilpasselig nummereringssekvens sikrer konsistens og hjælper med dokumentorganisation og sporing.
Denne underfane Generelle indstillinger sikrer, at din virksomhed er momsoverholdende, og at dine salgsdokumenter er korrekt konfigureret og automatiseret for problemfri drift.
2. Tilpasning
Underfanen Tilpasning giver værktøjer til at skræddersy dine salgsdokumenter til din brands stil og behov:
- Design af salgsdokumenter: Baseret på din abonnementsplan kan du helt eller delvist tilpasse designet af fakturaer og kreditnotaer, herunder tilføje din butiks logo, vælge farveskemaer og tilføje yderligere oplysninger som vilkår og betingelser, fjerne Billova branding osv.
3. Oversættelse
I underfanen Oversættelse registrerer Billova det sprog, der bruges i din Shopify-butik, og justerer grænsefladen i overensstemmelse hermed. Du kan manuelt ændre sprogindstillingerne, hvis det er nødvendigt.
Hvis du opererer i flere regioner, kan du aktivere muligheden for at sende fakturaer og kreditnotaer på kundens foretrukne sprog, hvilket sikrer problemfri og klar kommunikation.
4. E-mail
Underfanen E-mail giver dig mulighed for at konfigurere, hvordan Billova sender e-mails relateret til dine salgsdokumenter:
- SMTP-konfiguration: Afhængigt af din plan kan du enten bruge Billovas SMTP-server eller konfigurere din egen, hvilket giver dig kontrol over, hvordan fakturaer, kreditnotaer og anden kommunikation sendes.
- Tilpasning af e-mailskabelon: Du kan personliggøre både emnet og indholdet af de e-mails, der sendes til dine kunder. Dette inkluderer:
- Emne: Indtast det ønskede emne for e-mailen, som dine kunder vil se, når de modtager beskeden.
- Indhold: Tilpas e-mailens brødtekst, så den stemmer overens med dit brand og giver de nødvendige detaljer. Du kan bruge generativ AI til at hjælpe med at skabe professionelt, klart og brandet e-mailindhold, hvilket sikrer konsistens i beskeder på tværs af al kommunikation.
- Automatisering: Automatiser processen med at sende e-mails, når fakturaer eller kreditnotaer genereres, hvilket sikrer rettidig kommunikation uden manuel indgriben.
Denne underfane Email giver dig mulighed for at sikre at din kommunikation er professionel, brandmæssigt sammenhængende og effektivt automatiseret. Med støtte fra generativ AI bliver oprettelsen af email indhold hurtigere og mere intuitiv.
Fanen Indstillinger er dit centrale kontrolpunkt for at konfigurere både driftsmæssige og designmæssige aspekter af dit faktureringssystem. Ved at konfigurere disse fire underfaner efter din virksomheds behov sikrer du nøjagtighed, overholdelse af reglerne og en professionel kundeoplevelse i alle dine finansielle dokumenter.